Como escolher espaços para eventos corporativos

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Como escolher espaços para eventos corporativos

Um dos grandes desafios para quem pretende organizar um evento corporativo é Como escolher o local mais adequado para este fim na cidade. Existem algumas preocupações básicas, como o tamanho, o bairro e as estruturas básicas oferecidas; mas escolher espaços para eventos corporativos vai muito além disso, você deve fazer um bom planejamento e ter uma excelente estratégia, além de um bom entendimento do público-alvo.

Parece clichê, mas o melhor local é aquele que atende a absolutamente tudo que o seu evento necessita. E para encontrar o melhor lugar, algumas dicas podem te ajudar. Vamos lá?

Dica de como escolher espaços para eventos corporativos

Briefing para determinar os objetivos do evento

Você deve analisar cuidadosamente quais são os objetivos do seu evento e o perfil do público-alvo; isto vai fazer toda a diferença na escolha do melhor lugar.

Para que o briefing te ajude nesse processo, algumas perguntas precisam ser feitas.

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  • Qual é o segmento?

Se você estiver organizando um evento de exposição agrícola, o local do evento precisa ser grande, com capacidade para a instalação de maquinários das empresas participantes, acessórios para fazer a demonstração de processos agrícolas, espaço suficiente para acomodar os visitantes e você precisa também calcular o espaço necessário para a montagem de estandes nas áreas internas e externas.

Outro exemplo; se o evento for da área de marketing, com vários palestrantes, o local precisa ter um palco e um auditório espaçoso para as palestras.

  • Quantas pessoas são esperadas?

Não há nada pior para quem está organizando um evento, do que descobrir que vai faltar espaço para acomodar todas as pessoas. Tome cuidado ao calcular estes números, estipule quantas pessoas esperar, qual é o público do segmento. Se o tamanho do local não for suficiente, vai limitar a oferta de participantes e visitantes.

  • O principal público é nacional ou estrangeiro?

Estrangeiros gostam de eventos realizados próximos a centros hoteleiros ou do aeroporto. A locomoção é fundamental, portanto o local do evento deve levar este aspecto em consideração.

  • Como o marketing pode ser favorecido?

Você deve ter um espaço adequado para fotografias, uma sala para entrevistas, para coletivas de imprensa, um centro de redação publicitária e uma boa estrutura para a instalação de internet com qualidade; tudo isso favorece direta ou indiretamente o marketing do seu evento.

  • Datas

A data mais adequada para o evento é aquela com a qual o público-alvo se identifica; verifique o calendário estadual e nacional para assegurar que a data não caia num feriado ou, se for no final de semana que não seja numa data como o dia das mães ou dia dos namorados; o local escolhido também precisa estar disponível nas datas desejadas, para isso a reserva do local deve ser feita com bastante antecedência.

  • Quantos estandes serão necessários?

Após a definição da quantidade de participantes, é preciso determinar se haverá montagem de estandes. E nesse quesito, o cálculo de planta de estandes é fundamental para determinar o tamanho do espaço necessário para acomodar todas as estruturas. Aliás, alguns imóveis possuem contratos personalizados que limitam tais instalações e isso precisa ser previsto pela sua organização.

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  • Qual é o formato do evento?

O tipo de local para o seu evento é determinado pelo formato proposto.

Para palestras, workshops e conferências: nestes casos você precisa de um local com boa acústica, que ofereça condições ideais para a montagem de palcos temporários, que tenha cadeiras confortáveis, iluminação de qualidade, espaço adequado para projetores e telões, um local onde empresas terceirizadas possam trabalhar, como as cabines para os intérpretes de tradução simultânea, e um local com cozinha para preparar os coffee-breaks.

Para eventos empresariais: o local deve acomodar a quantidade de pessoas esperadas. Deve oferecer estrutura para instalar salas de reunião e apresentação de produtos ou marcas. Espaço adequado para circulação dos profissionais de buffet, recintos para acomodação de funcionários, serviço de coffee-break, entre outros.

Para eventos culturais e musicais: precisa atender a necessidade para montagem de palcos e camarins. Projeto de segurança. Boa iluminação e sistema acústico, facilidade de locomoção dos organizadores e do público.

Pense na estrutura para acomodar os intérpretes para a tradução simultânea

Na maioria dos espaços para eventos a estrutura é adequada para a instalação  das cabines para tradução simultânea, demais equipamentos e para acomodar confortavelmente os intérpretes que vão fazer a tradução simultânea, o gênero mais utilizado desse serviço. As cabines devem ter duas portas, devem ser à prova de som e ter um sistema de ventilação na parte superior. Dentro deve haver uma prateleira superior, uma mesa com microfone e o equipamento de transmissão; uma régua com tomadas suficientes também não deve ser esquecida. E lembre de colocar garrafas de água para os tradutores, eles vão falar muito e ficar com muita sede !

Entretanto,  há situações que podem ser desafiadoras. Por isso, é sempre uma boa idéia discutir as necessidades da empresa de tradução simultânea com o gerente do local escolhido para o seu evento, e até quem sabe com outros fornecedores. Juntos, vocês podem discutir quais idéias são melhores para o sucesso do evento.

Vou dar um exemplo; num auditório às vezes é difícil encontrar um local adequado para montar as cabines de tradução simultânea. Porém com alguma frequência, há espaço sobrando na parte posterior do palco; neste caso monta-se a cabine neste local. Sim,  mas os intérpretes não poderão ver os palestrantes….o que fazer? É bastante simples, basta colocar um pequeno monitor dentro da cabine, e os intérpretes podem visualizar o evento todo acontecendo como se estivessem de frente para os palestrantes. Funciona muito bem. Isto mostra como é importante escolher espaços para eventos corporativos com cuidado, ter uma mente aberta e ser flexível para que tudo dê certo.

A primeira impressão é a que fica

Os participantes dos eventos costumam fazer comparações, para decidir se vão retornar a edições futuras do seu evento. Os principais pontos comparados são:

  • Organização: cumprimento de horários, tópicos das palestras, receptivos, funcionários para tirar dúvidas, todos estes fatores são levados em consideração;
  • O local e a estrutura do espaço: certamente, se o evento for realizado em um bom local, de fácil acesso, com ótima infraestrutura, vai dar vontade de retornar por conta das boas lembranças. Se o local do evento se torna um atrativo, nos casos de edições que podem ser realizadas e repetidas na mesma cidade, é importante manter um bom relacionamento com os proprietários do imóvel locado para garantir a realização de futuros eventos corporativos no mesmo local;
  • A garantia da qualidade da tradução simultânea: se o seu evento atraiu palestrantes e participantes de outros países, sempre há a preocupação com a qualidade da tradução simultânea. Se a estrutura, os equipamentos e os intérpretes foram excelentes, sem dúvida alguma os participantes retornarão para edições futuras do evento.

Gostou das dicas? Aproveite-as para realizar o seu evento de sucesso. Lembre-se: conte com a nossa empresa para a  tradução simultânea do seu evento,  um serviço crucial que atende a diversas línguas, incluindo línguas exóticas como o mandarim, árabe, turco, hindi e  muitas outras além do inglês, português, espanhol e francês.

Dica: contrate seguro para eventos

Sabia que existe seguro para eventos corporativos? Sim, em outro artigo explicamos melhor sobre a importância deste tipo de serviço. Para você que se preocupa com a boa organização do evento, além de escolher o melhor lugar possível, deve-se se preocupar também com muitos outros detalhes.

Leia também as melhores idéias para eventos, para ter um evento  de sucesso.

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